来客時~部屋の前まで

来客時の接客や案内に関するビジネスマナーについて学んでいきましょう。
お客様を迎える最初の顔となる案内役になったら、とにかくマナーが大切です。
なぜなら、あなたの行動次第で会社の印象さえ変わってしまうからです。

会社のイメージを担うつもりで、お客様がいらしたら直ぐに仕事を中断して、席を立ち笑顔で挨拶をしましょう。
会社に来訪する客は必ずしもアポイントがあるケースばかりではありません。

まずは、その方の会社名とお名前の確認、アポイントの有無、誰にどんな用件で訪ねてきたのかを確認します。
訪ねてきた担当者を確認したら、少々お待ちくださいと一言添えて担当者に伝えましょう。
その場にイスなどがあれば、座ってお待ちいただくようにします。

担当者の待つミーティングルームなどにご案内する際は、常に自分が下の立場にいることを意識してください。
不安な場所ですからお客様より先を歩くことにはなりますが、完全に背中を向けてはいけません。
体をやや斜めに保って、お客様に配慮しながらお客様のペースに合わせてご案内します。

階段を使う場合は上りは先にお客様をお通しし、下りは自分が先に降ります。
エレベーターの場合は、ドアを押さえて先にお客様に乗っていただき、降りる時はドアを押さえて先に降りてもらいましょう。

部屋に入る~お見送りまで

ミーティングルームや応接室に到着したら、いきなりドアを開けるのではなく、まずはノックをして関係のない人が中にいないかを確認します。
ドアを開けて先にお客様をお通し、席をご案内してどうぞ、おかけになってお待ちください、とお声掛けしましょう。

席の位置は入り口から最も遠い席が上座で、入り口に近い席ほど下座になります。
自社の担当者はもちろん下座の位置づけですから、上座へ案内しましょう。
部屋を出る際は軽く一礼してから、静かにドアを閉めてください。
お茶を出す際も上座の方から順にお出しし、自社の人は後になります。

お茶を配る際は会話の邪魔にならない程度の声で、失礼しますと一言添えてください。
ミーティングが終わりお帰りになるときは、基本的にはエレベーターホールでお見送りしても構いませんが、お客様によっては玄関までご案内することもあります。

お客さまをエレベーターにお乗せしたら、ありがとうございました、今後ともよろしくお願いします、といった言葉と共に丁寧にお見送りの挨拶を交わし、ドアが完全に閉まるまでお辞儀の姿勢をキープしましょう。
このように丁寧な対応は会社のイメージも左右するため、とても大切な事になりますので、是非マスターしておきましょう。