電話マナー

仕事をする上で一番の動作として無くてはならないのが電話です。
最近はメールやFAXによるやり取りも多くなってきていますが、重要度の高いものや緊急の場合など、電話はより大切なコミュニケーション手段になります。
一般の人が何か問い合わせをしたいと思った時、一番先に思いつくのが電話になるでしょう。
そのため、規模の大きい会社では受付電話の担当を重要視し、教育もしっかりと行っているのです。
受付の電話対応は、直接その企業のイメージにつながります。
電話では相手が見えないからこそ、こちらに対して相手が好意的であるか、そうでないかを敏感に感じ取ろうとするものなのです。
会社のイメージの良し悪しを決めてしまうのが電話対応です。
電話に出る時は、自分は会社の代表になるのですから、いい加減な対応だったり、冷やかな態度であったら、会社の信用が失われることを忘れないようにしましょう。

電話が苦手

就職して間もない頃や、仕事に慣れない頃は、電話に出ることが怖いという人も多いでしょう。
分からないことを聞かれたらどうしよう…と緊張と不安に駆られるものです。
電話に自信を持って出られるようになるには、できるだけ早く自分の仕事を覚えましょう。
また課や部内の人たちの業務内容や役割、他部署の役割、会社の取り扱い製品など、把握することです。
また、社内の会議予定や、行事など、会社全体の動きを把握し、社内の事情にも詳しくなれば、恐れずに電話を取ることができるようになるでしょう。
自信を持った電話対応により、相手を安心させ満足させることができるようになります。

まず電話のベルが鳴ってから、3コールの間には出来るだけ取るようにしましょう。
3コール以内に出れない場合には「大変お待たせ致しております」と一言付け加えてから、社名や部署名を言います。
電話で話すときには、相手にしっかりと内容を伝えることが大事になってきますので、大きな声ではっきりとした日本語で分かりやすい言葉使いを心がけましょう。
また会話中、相手の用件はきちんとメモを取ります。
いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、の5W1Hを必ず聞くようにしましょう。

電子メールのマナー

コミュニケーションツールとして今のビジネスをしていく上でとても大事なものとして電子メールがあげられるかと思います。
電子メールは簡単に相手に届いてしまう便利なツールではありますが、注意しておかなければならないこともたくさんあります。
電子メールはネットワークを経由して送受信が行われるため、情報をのぞかれることも、盗まれることもあり得ることに注意して下さい。
個人情報が含まれるような内容のメールを送る時には、セキュリティを十分にチェックするようにしましょう。
セキュリティが不十分な場合は、郵送やFAXなど別の手段を使うようにした方が安全です。
また、簡単に送信できる電子メールですが、アドレスが1文字でも違っていると、そのアドレスが使用されていない場合は戻ってくるので間違いに気づきます。
ですが、存在するアドレスであればその人宛に届いてしまいます。
自分に関係のないようなメールを受信した人は、わざわざ「間違ったメールが届きましたよ」と知らせてくれる人はほとんどいないでしょう。
ですから、送信したつもりが届いていなかったということがあるかもしれません。
特に、初めて送信する相手のアドレス入力は、十分注意しなければなりません。

電子メールを活用していくときに大事とされているのが、、ビジネスメールにおいては、簡単なもので短い文章にするのが基本です。
分かりやすく数行以内にまとめるように心がけましょう。